5 maneras de organizarse mejor y algunas herramientas para conseguirlo.

Desde que dejé la universidad y me lancé a intentar hacer que mi miniempresa de fotografía abriera las alas y echara a volar, he estado esforzándome mucho por ser organizada y mantener cierto orden en mi vida y mi negocio. Nunca he sido la clase de chica para la que la organización y la planificación son instintos naturales: tengo la cabeza en las nubes y mi viaje hacia el orden ha sido largo y difícil, pero aquí estoy hoy con todos los aspectos de mi vida planificados y en orden (y creyéndome lo suficiente organizada como para darte consejos sobre ello).

Durante estos meses he desarrollado una serie de estrategias que me ayudan mucho a la hora de mantener el caos controlado, y como he recibido algunas preguntas sobre el tema en las redes sociales, he pensado que a lo mejor pueden venirte bien para organizarte tú también.

1. NO CONFÍES EN TU CABEZA.  Sé que cuando vas en el metro te acuerdas repentinamente de cosas que tienes que hacer, que mientras te duchas te viene a la cabeza que tienes que devolver una llamada que no pudiste contestar, y que mientras estás trabajando en una cosa, te vas acordando de otra y de otra más que tienes que hacer hoy sí o sí. 

No confíes en tu memoria para recordar las cosas que tienes que hacer: apúntalas. Saca la mano de la ducha y apúntalo en el móvil como puedas, para un momento de trabajar y asegúrate de que lo escribes en alguna parte. Puede que el pensamiento no vuelva a venir hasta dentro de unas horas y ya sea demasiado tarde para hacer esa tarea. No confíes en tu mente para decirte lo que tienes pendiente de hacer. 

2. UTILIZA APLICACIONES QUE FUNCIONAN. En Internet hay muchísimas aplicaciones que te sirven para mantener la cabeza sobre los hombros, pero no todas se ajustan a la rutina y al tipo de trabajo que haces. Investiga, pruébalas durante una semana y encuentra aquellas que son adecuadas para ti. Este año tengo pensado dedicarle una serie de posts a aquellas herramientas que, literalmente, me salvan la vida, y contarte cómo las uso y qué rutina establezco con ellas, pero por el momento voy a hacerte un breve resumen de mi sistema de ''memoria'' informática.

• Para apuntar las tareas que tengo pendientes en el momento en el que me vienen a la mente, utilizo Todoist, una herramienta de tareas por hacer que tiene versión gratuita y multitud de funciones. Tengo la aplicación del móvil, la del iPad y la del ordenador, por lo que esté donde esté, puedo vaciar la cabeza y dejar constancia de todo lo que me queda por hacer. Tengo creados diferentes proyectos (Julia Puig Photography, Naunnet, Blog...) y a cada uno le he asignado un código de color, por lo que de un vistazo puedo ver qué tareas tengo que hacer cada día y de qué son. Además, dentro de cada proyecto tengo diferentes categorías, lo que me permite organizarme mejor (dentro de Julia Puig Photography, por ejemplo, tengo Marketing, Trabajo de Clientes, Redes Sociales, Colaboraciones...). ¡Hasta te deja crear tareas recurrentes! (yo tengo una que me salta cada cuatro días para cambiar el arenero de los gatos, por ejemplo).

• Como libreta de ideas, utilizo Evernote. Supongo que ya no queda nadie en la blogosfera que no lo conozca, pero cada uno lo utiliza de una manera diferente y me parece muy interesante conocer el uso que le damos cada uno. Yo lo utilizo como libreta de garabatos en versión digital: apunto ideas de futuros posts, metas que tengo con mi negocio, colaboraciones que tengo en mente, llevo un control de los gastos personales que hago, creo listas de cosas que necesito  quiero comprar, tomo notas cuando veo seminarios en Internet... ¡y todo bien organizadito en diferentes libretas!

5. ORGANÍZATE EL DÍA LA NOCHE ANTERIOR. Levantarte de la cama sin un horario que cumplir puede hacer que te pases la mañana viendo capítulos de Homeland, comiendo Oreos falsas del Mercadona y acariciando barrigas de gatos (no es que a mí me haya pasado...)

Cada noche abro Todoist y le echo un vistazo a las tareas que tengo apuntadas para el día siguiente y le asigno a cada una una duración determinada. Después, las distribuyo en mi horario utilizando un planner dividido por horas como éste que puedes descargarte gratis en mi blog. En teoría, si la tarea sobrepasa el tiempo que tengo planificado dedicarle, la dejo a medias y esa noche le dedico un hueco en mi horario del día siguiente.

Esto es más fácil que decir que de hacer, porque hay tareas que tiran de ti hasta que están completadas. Aún estoy trabajando en ello, pero la práctica hace al maestro.

4. PONTE FECHAS LÍMITE A TI MISMO/A. Cuando trabajas para ti o no tienes a nadie que te controle, es muy fácil ponerse metas y dejar que los meses pasen sin haber hecho nada para alcanzarlas. Si quieres empezar a ofrecer un nuevo producto, abrir una tienda online, dar un nuevo look a tu blog... ¡escoge una fecha límite y no dejes que pase sin que hayas hecho lo que te proponías! Una vez tienes claro el final del camino, es más fácil dividir las tareas en pasitos pequeños y fácilmente completables. 

Por ejemplo, si quieres abrir una tienda online, sólo el pensamiento de todo lo que tienes que hacer puede bastar para frenarte y hacer que inconscientemente des de lado la idea. Siéntate y escoge la fecha en la que la abrirás: date tiempo, pero no demasiado. Una vez decidido que la abrirás, por ejemplo, en Junio, ya puedes dedicarte a dividir las tareas y colocarlas en tu calendario: en Febrero te dedicarás a fabricar un stock suficiente, en Marzo a hacer las fotografías de producto, en Abril a preparar la campaña de marketing... poco a poco.

5. COMPARTE ESAS FECHAS CON AMIGOS Y SEGUIDORES. De nada sirven las fechas límite sin un incentivo que te motive para cumplirla. Si llega Junio y no has abierto tu tienda online pero tus seguidores conocían tu meta, sus mensajes preguntando cuánto te queda te obligarán a ponerte con ello, igual que el miedo a fallar y no cumplir con lo que habías prometido.

Voy a seguir mi propio ejemplo y a contarte que este año, una de las cosas que quiero hacer es empezar con la fotografía de recién nacidos, pero aún me queda mucho trabajo por delante: hacer sesiones de práctica, comprar material, imprimir flyers específicos... Mi fecha límite es el 15 de Abril, así que siéntete libre de hacerme sentir mal si ese día llega y no estoy haciendo fotos a bebés a diestro y siniestro.

Y tú, ¿vas a seguir mis cinco pasos hacia una mente y una vida despejadas y organizadas?